15 consejos y trucos de Dropbox

 A menudo pensaba en Dropbox como un simple servicio de almacenamiento en la nube que puedes usar para guardar y compartir tus archivos y carpetas . Pero a medida que comencé a profundizar en sus funcionalidades, no encontré nada más que equivocado. Este servicio en la nube está lleno de sorpresas y tiene muchas más funciones de las que ya conoce .

Dropbox es ridículamente simple de todas las soluciones de almacenamiento en la nube, además de ser bastante poderoso al mismo tiempo. Entonces, en esta publicación, voy a resaltar varios consejos y trucos ocultos para obtener el control de Dropbox y hacer mucho más que simplemente colocar archivos y sincronizarlos. Vamos a verlos.

1. Solicite archivos a cualquier persona, consígalos en Dropbox

Si cree que solo usted puede cargar archivos en su Dropbox, está equivocado. La función de solicitudes de archivos le permite recopilar y recibir archivos , grandes o pequeños, de cualquier persona directamente en su Dropbox. Y lo más interesante es que a través de esta función incluso las personas que no tienen una cuenta en Dropbox pueden enviarte archivos .

Simplemente siga estos sencillos pasos para solicitar archivos de forma anónima :

1. Inicie sesión en su Dropbox.
2. Abra "Solicitudes de archivos" en la barra lateral izquierda.



3. Haga clic en "Crear una solicitud de archivo" .
4. Escriba una pequeña descripción de su solicitud y haga clic en "Cambiar carpeta" para configurar la carpeta para almacenar los archivos solicitados. Luego haga clic en "Siguiente" .



5. Ahora copie el enlace proporcionado y compártalo con cualquier persona de la que desee recibir los archivos. También puede ingresar sus correos electrónicos y hacer clic en "Enviar" para enviarles una invitación directamente.

2. Obtenga una vista previa de casi cualquier formato de archivo

Si recibiste un archivo de un amigo y tu computadora no puede abrir ese archivo , simplemente cárgalo en tu Dropbox. Su función de "vista previa de archivos" puede brindarle una vista previa de muchos tipos de archivos, incluidos PDF, PSD, AI, PNG, JPG, SVG, BMP y muchos más.

También puede leer y editar sus documentos, hojas y presentaciones con una integración simple con Office Online, una versión básica gratuita de Microsoft Office que se ejecuta en su navegador.

A continuación, se explica cómo obtener una vista previa o editar archivos directamente en Dropbox:

1. Abra cualquier archivo en Dropbox.
2. En la ventana de vista previa, haga clic en la flecha junto al botón "Abrir" .
3. Elija entre "Microsoft Word / Excel / PowerPoint Online" para editar el archivo.

3. Vuelva a acceder a la carpeta compartida eliminada (o izquierda)

Es posible acceder a una carpeta compartida que dejó accidentalmente o de otra manera eliminándola de su Dropbox. Simplemente siga los pasos a continuación:

1. Haz clic en "Compartir" en la barra lateral izquierda.
2. Debajo de la sección "Carpetas que puede agregar a su Dropbox" , seleccione la carpeta a la que desea volver a unirse y haga clic en "Agregar" .

4. Verifique las actividades recientes de sus archivos

Si necesita actualizar la hoja de cálculo en la que trabajó antes de las vacaciones, puede encontrarla fácilmente en la lista de todos los archivos recientes de "Recientes" en la barra lateral izquierda. Esta sección de Dropbox muestra una lista actualizada de los archivos que ha abierto o modificado recientemente .

También puede compartir, descargar, comentar, eliminar o incluso ver versiones anteriores de sus archivos directamente desde esta opción.

5. Trabajar en archivos en equipo

Si trabaja en equipo o colabora con otros en un proyecto , Team Dropbox es para usted. Esta característica le permite trabajar en equipo donde se pueden compartir archivos con todo el equipo o con grupos seleccionados, y todos tienen diferentes privilegios . ¡Y la mejor parte es que es gratis!

Cada equipo gratuito comparte una carpeta de equipo con opciones de configuración para organizar y administrar el acceso al contenido compartido. También puede crear grupos para compartir archivos o carpetas con todos los miembros del grupo a la vez , muy similar a las listas de amigos en Facebook .

A continuación, se explica cómo crear una nueva cuenta de Dropbox de equipo :

1. En Dropbox, haz clic en la opción "Equipo" de la barra lateral izquierda y haz clic en "Crear equipo gratis" .
2. Ingresa el nombre del equipo, elige "Crear un nuevo Dropbox de equipo" y escribe tu dirección de correo electrónico personal / laboral y contraseña para este equipo, luego haz clic en "Continuar" .



3. Invite a los miembros a unirse a su equipo (si es necesario) y haga clic en "Continuar" .



4. Haz clic en "Crear equipo Dropbox" y listo.

6. Accede a archivos sin Internet

Mientras está en movimiento (es decir, utilizando un dispositivo móvil), es posible que necesite acceder a algunos archivos específicos. Sin embargo, es posible que no encuentre una conexión a Internet donde quiera que vaya. Para tales escenarios, la función sin conexión de Dropbox viene a rescatarte.

Para sus archivos imprescindibles, así es como puede desconectarlos :

1. En la aplicación móvil de Dropbox, busque los archivos que necesita para ver sin conexión .
2. Toque el icono de la derecha y active la opción "Disponible sin conexión" , y Dropbox descargará los archivos a su dispositivo para que los vea sin Internet.
3. Puede ver los archivos sin conexión haciendo clic en "Sin conexión" .

7. Aumentar la velocidad de sincronización

Para evitar interferir con su uso de Internet , Dropbox se acelera automáticamente al 75% de la velocidad máxima de carga de su conexión para evitar una disminución notable de la velocidad . Esto significa una velocidad de carga / sincronización lenta para usted, pero aquí hay un truco para evitar lo mismo.

Si desea cambiar la configuración de ancho de banda de Dropbox , siga los pasos a continuación:

1. Haz clic derecho en el ícono de Dropbox en la bandeja del sistema.
2. Haga clic en el icono de rueda dentada y seleccione "Preferencias" en el menú.

   

3. Haga clic en la pestaña " Ancho de banda ".



4. Seleccione "No limitar" en "Tasa de carga " para acelerar el proceso de carga / sincronización.

8. Elimina archivos sin dejar pistas

Si colocó incorrectamente un archivo confidencial en su carpeta de Dropbox pero necesita eliminar el archivo urgentemente , no se preocupe, puede hacerlo borrando la carpeta de caché de Dropbox. Es una carpeta oculta llamada ".dropbox.cache" dentro de la carpeta "Dropbox" .

Dropbox mantiene un caché de archivos por motivos de eficiencia y emergencia. Si elimina un archivo de su Dropbox, es posible que el archivo aún se mantenga en la carpeta de caché .

Para eliminar archivos confidenciales de forma permanente , puede borrar manualmente la caché siguiendo los pasos a continuación:

1. Abra el administrador de archivos, ingrese lo siguiente en la barra de ubicación y haga clic en Enter : "% HOMEPATH% \ Dropbox \ .dropbox.cache" (sin comillas).
2. Esto lo llevará directamente a la carpeta de caché de Dropbox desde donde puede eliminar los archivos o carpetas que desee.

9. Accede a versiones anteriores de archivos.

Dropbox almacena versiones anteriores de sus archivos durante 30 días. Eso significa que puede restaurar fácilmente un archivo en caso de que haya realizado algunos cambios incorrectos o si desea verificar su versión anterior. Esta función funciona de manera similar a la función Historial de archivos de Windows 10 .

Para obtener la versión anterior de un archivo , puede seguir los pasos que se mencionan a continuación:

1. Haga clic en los tres puntos junto al archivo cuya versión anterior le gustaría ver y seleccione "Historial de versiones" .



2. Seleccione una de las versiones para obtener una vista previa y haga clic en "Restaurar" para restaurar esa versión.

10. Marcadores inteligentes con Dropbox

Si siempre piensa en almacenar sus marcadores en la nube para tenerlos en todos sus dispositivos, entonces nada puede ser mejor opción para esto que Dropbox. Ahora se ha agregado una función para almacenar y sincronizar marcadores con solo colocarlos en Dropbox.

Puede colocar URL en cualquier lugar de Dropbox, por supuesto, pero es mejor crear una carpeta de marcadores para almacenar todas las URL en un solo lugar . Tenga en cuenta que Microsoft Edge, a diferencia de Google Chrome y Mozilla Firefox, no admite la función de arrastrar y soltar en nuestras pruebas.

A continuación, le mostramos cómo puede almacenar y sincronizar marcadores fácilmente con Dropbox:

1. Crea una nueva carpeta llamada "Marcadores" en Dropbox (o cualquier nombre que prefieras usar).

   

2. Arrastra el pequeño ícono que se muestra a la izquierda de la barra de ubicación en tu navegador a la pestaña o ventana de Dropbox y suelta el enlace en la carpeta "Marcadores" .

   

11. Obtenga enlaces de descarga directos

Siempre que haces clic en un enlace de Dropbox, tu navegador muestra una nueva página con el archivo y una opción para descargar el archivo. Sin embargo, hay un truco que obliga al navegador a comenzar a descargar el archivo inmediatamente en lugar de mostrar la página primero.

Si desea descargar el archivo directamente de una vez , simplemente cambie el enlace de Dropbox que tiene el parámetro de consulta " dl = 0 " al final a "dl = 1" y se convertirá en un enlace de descarga directa .

12. Comparte capturas de pantalla sobre la marcha

Si estás cansado de tomar capturas de pantalla, arrastrarlas a Dropbox y luego compartir su enlace con otros, aquí tienes una forma más rápida de compartir capturas de pantalla usando Dropbox. También te encantará este truco si usas alguna herramienta de terceros para compartir capturas de pantalla con otros .

Todo lo que necesita hacer es habilitar la función para compartir capturas de pantalla de Dropbox , como se indica a continuación:

1. Haga clic con el botón derecho en el icono "Dropbox" en la bandeja del sistema.
2. Haga clic en el icono de "engranaje" y seleccione "Preferencias" .

   

3. Cambie a la pestaña Importar , marque "Compartir capturas de pantalla usando Dropbox" y presione "Aceptar" .



4. Ahora tome capturas de pantalla usando las teclas Ctrl + Imprimir y Dropbox las guardará automáticamente en "Dropbox / capturas de pantalla" y copiará su enlace en su portapapeles automáticamente, que puede usar para compartir la captura de pantalla más rápido que nunca .

13. Sincronice solo los archivos y carpetas necesarios

La sincronización selectiva es una función del cliente de Dropbox que te permite seleccionar y sincronizar solo las carpetas que deseas sincronizar en tu computadora. Es especialmente útil si desea ahorrar espacio de almacenamiento en su sistema o ahorrar el ancho de banda de su conexión a Internet.

Para habilitar la función de sincronización selectiva , siga los pasos indicados:

1. Haz clic derecho en el icono "Dropbox" en la bandeja del sistema.
2. Haga clic en el icono de "engranaje" y seleccione "Preferencias" .



3. Cambie a la pestaña "Cuenta" , haga clic en "Sincronización selectiva" y presione "Aceptar" .



4. En la ventana de Sincronización selectiva, desmarque cualquier carpeta que no necesite sincronizar con el disco duro de su computadora, luego haga clic en el botón "Actualizar" y presione "Aceptar" para guardar.

Nota: Cualquier carpeta que anule la selección en el paso anterior se eliminará de su computadora , pero estará disponible a través de dropbox.com y en sus otros dispositivos, por supuesto.

14. Compruebe las actividades de los archivos de Dropbox

El registro de "Eventos" le permite ver información sobre diversas actividades que ocurren en su Dropbox. El registro de eventos le ayuda a realizar un seguimiento de los eventos, como cuando crea, comparte, elimina y restaura archivos y carpetas. El registro le permite filtrar los eventos por categoría y fecha , y también permite ordenar las entradas del registro para una fácil visualización.

Así es como puede ver el registro de eventos de Dropbox:

1. En Dropbox, haz clic en "Eventos" en la barra lateral izquierda.
2. Verá una línea de tiempo de eventos o actividades de su cuenta.

15. Sincroniza automáticamente tus recuerdos

Dropbox te permite cargar tus fotos y videos y verlos en una galería en línea sin usar ninguna herramienta de terceros. Con esta función, puede ver las fotos / videos almacenados en su Dropbox sin la necesidad de descargarlos primero. Por lo tanto, puede usar su nube favorita como espacio de almacenamiento para guardar sus preciados recuerdos .

Para ver sus fotos / videos en Dropbox , siga estos pasos:

1. Sube las fotos a Dropbox.
2. Abre dropbox.com y elige "Fotos" en la barra lateral.
3. Aquí verá todas sus fotos organizadas como una galería .

Prima:

Sincronizar datos de aplicaciones portátiles

Dropbox puede sincronizar cualquier dato en su computadora y eso es incluso cierto para los datos de su aplicación o navegador en múltiples computadoras. Cada vez que realice un cambio en la carpeta, su Dropbox sincronizará automáticamente los cambios en su nube y sus otros dispositivos.

Con la misma función, simplemente puede sincronizar los datos o la configuración de cualquier aplicación portátil en sus diversas computadoras para facilitar su uso. Imagina tener todos tus marcadores e historial en todos tus dispositivos sin iniciar sesión en Chrome o usar Firefox Sync.

A continuación, le mostramos cómo puede sincronizar los datos o la configuración de una aplicación portátil. Hemos tomado Thunderbird como ejemplo, pero puede aplicar los siguientes pasos a cualquier aplicación portátil:

1. Descarga la versión portátil de la aplicación (aquí, Firefox Thunderbird).
2. Instale la aplicación portátil en la carpeta "Dropbox" .

   

3. Inicie y use la aplicación portátil como cualquier otro software y Dropbox sincronizará todos sus datos o cambios de configuración con todas sus computadoras (a través de la nube de Dropbox).

Se trataba de varios trucos y consejos secretos menos conocidos para hacer el mejor uso de Dropbox para resolver tus problemas cotidianos y mejorar tu productividad. ¡Feliz Dropboxing!

¿Conoce más consejos y trucos de este tipo para hacer más con Dropbox? ¿Cómo usas Dropbox en tu vida? Comparte con nosotros a través de los comentarios.